Formada por empresas do
segmento do vestuário, o grupo alcançou maior integração e eficiência em sua comunicação
interna e fluxo de trabalho com a implementação da plataforma Office 365,
realizada pela Brasoftware e Microservice.
Com o objetivo de integrar os sistemas de comunicação e aumentar a produtividade dos usuários, a Cativa Têxtil - grupo catarinense formado por empresas do segmento de vestuário - migrou para a suíte de aplicações Office 365 da Microsoft. Para tornar esse cenário possível, a empresa contou com as empresas Microservice e Brasoftware, parceiras da fabricante Microsoft, em todo o ciclo de vida do projeto.
Desafios
da companhia
Leonardo Friedman, gerente
de TI da Cativa, explica que antes desse projeto o ambiente de TI era instável,
comprometendo o armazenamento e a segurança da informação do grupo. O uso do
e-mail era limitado e a falta de padronização e integração das ferramentas
disponíveis aos usuários prejudicava o fluxo de comunicação, acarretando em
perda de produtividade, uma vez que as plataformas utilizadas não eram
compatíveis entre si.
“Alguns colaboradores usavam
webmail, outros outlook, além de outras ferramentas, com versões muito
diferentes para receber e enviar e-mails. Esse cenário de diversas aplicações e
configurações era bastante complexo para o gerenciamento da equipe de TI. Para
os usuários, era complicado administrar inclusive questões mais simples, como
agendar uma reunião pelo calendário do e-mail. Estávamos gastando mais tempo
para manter em funcionamento essas plataformas do que o necessário”, comenta o
gerente de TI da Cativa.
Outro grande desafio da
empresa era manter os níveis de governança com relação à gestão de ativos de
software: “Nem todos os setores possuíam licenças para utilização e era preciso
manter arquivada a nota fiscal de cada produto para o controle interno, no
entanto, se alguma máquina precisasse de formatação, a licença do software se
perdia, onerando ainda mais os custos do grupo”, explica Leonardo.
Um
novo rumo para a eficiência em TI
Diante desse cenário, as
parceiras Microservice e Brasoftware iniciaram uma consultoria de forma a
apresentar a solução ideal para as melhorias necessárias nos níveis de
produtividade dos usuários da Cativa Têxtil.
De acordo com a análise
apresentada pela Microservice, o uso das soluções integradas do
Office 365 poderia trazer um aumento de produtividade de 3%, o que
corresponderia a um retorno do investimento de, aproximadamente, 150 mil reais
por ano. O atingimento desses números deve-se à total integração das
ferramentas, facilidade de administração, alto nível de recursos do ambiente, flexibilização
dos investimentos e, principalmente, pela capacitação dos usuários para que de
fato utilizem todos recursos que a tecnologia dispõe.
A decisão por migrar para a
solução Microsoft Office 365 baseou-se nos benefícios que a computação em nuvem
proporciona, como a segurança, capacidade de armazenagem, integração e ganho de
produtividade. Dessa forma, a empresa pôde aproveitar ao máximo o que a
tecnologia oferece e ainda inserir novos conceitos no ambiente, como mobilidade
e mídias sociais empresariais.
O projeto levou cerca de
dois meses para implantação, com uma ação coordenada e precisa entre o cliente
e os parceiros, de forma a disseminar as funcionalidades do novo ambiente. Para
isso, foram realizados workshops de produtividade em diversas unidades da
empresa, contando com a participação de todos os usuários dos diversos níveis
hierárquicos.
“Entendemos a complexidade
do processo cultural em uma organização e a importância da capacitação de todos
os envolvidos para que a integração seja efetiva em todos os sentidos”, comenta Fernando
Alleva, gerente de contas da Brasoftware.
Novas
formas de produtividade
Com a plataforma de
colaboração da Microsoft, a comunicação e o compartilhamento de informações
entre os cerca de 350 usuários entrou em uma nova realidade. A adoção da
ferramenta Lync permitiu um processo de interação sem precedentes na companhia,
aumentando a sinergia entre todos os colaboradores.
“O grupo possui escritórios
em Santa Catarina, Mato Grosso do Sul e Paraguai. O recurso de vídeo
conferência possibilita encontros que antes não eram possíveis por conta da
distância e agendas divergentes dos participantes. Também evita o deslocamento
e flexibiliza a participação dos colaboradores sem a necessidade de estarem
presentes no mesmo local”, conta Leonardo.
Atendendo a necessidade de
melhorias na gestão eletrônica de documentos, a empresa passou a utilizar o
SharePoint, proporcionando a organização do fluxo de documentos em uma única
plataforma e o acesso a partir de qualquer dispositivo, aumentando
significativamente a produtividade de áreas como as de Produtos e de Qualidade.
Antes do Sharepoint, essas áreas tinham total dependência do histórico dos
e-mails - acessados somente na rede interna da empresa - para acompanhar o
fluxo do trabalho.
Outro recurso adotado para
aprimorar a comunicação da empresa foi a rede social privada Yammer. A
plataforma de comunicação deve aproximar os cerca de 300 representantes das
diversas marcas do grupo, que tem características de trabalho bastante
distintas, com grande dispersão geográfica e pouco contato presencial com os escritórios
e colaboradores da Cativa.
Por meio dessa rede social
privada, o departamento de Marketing conseguirá um canal direto com os
representantes, deixando-os atualizados sobre as novas coleções.
“A cada quatro meses, uma coleção
é lançada de cada marca. Por meio de vídeos, fotos e apresentações, a área de Marketing
consegue treinar os representantes, deixando-os atualizados sobre os tipos de
tecidos, cores e tendências, informações fundamentais para suas vendas”, explica
Leonardo.
Além disso, os
representantes conseguem colocar na plataforma a opinião dos lojistas sobre os
produtos e o comportamento dos concorrentes, trazendo valiosas informações de
mercado para a tomada de decisões estratégicas da empresa.
“De um modo geral, as
soluções da Microsoft trouxeram integração no ambiente de trabalho, novas
possibilidades de comunicação entre as diversas áreas, além de permitir uma
melhor gestão da TI, aumentando dessa maneira a produtividade da empresa”,
finaliza Leonardo.
Governança
descomplicada
A Cativa viu na solução,
disponível 100% na nuvem, a oportunidade de aumentar os seus níveis de
governança e desburocratizar os processos de gestão de ativos de software,
reduzindo custos e aumentando a escalabilidade e a flexibilidade do ambiente.
“O modelo de comercialização
do Office 365 é muito atrativo porque, além de proporcionar a tecnologia mais
moderna do mercado, a empresa pode ajustar os investimentos conforme a
demanda”, explica Felipe Kremer, gerente de Comunicações Unificadas e
Mobilidade da Microservice.
Para Leonardo Friedman, esse
projeto foi fundamental para otimizar a gestão da TI e do negócio: “Hoje,
sabemos exatamente qual é a nossa necessidade e só pagamos por aquilo que
usamos. Gestão de ativos de software, sem dúvida, não é mais um problema que
enfrentamos e estamos muito tranquilos sob este aspecto agora”, afirma.
O modelo de licenciamento Microsoft
adotado pela empresa permite que os colaboradores utilizem os mesmos softwares
nos seus dispositivos pessoais, ampliando a experiência dos usuários e
reduzindo custos de suporte de TI.
Sobre
a Microservice
A Microservice está presente há 22
anos no mercado e é Partner de marcas de expressividade mundial como
Microsoft e HP. Focada em Infraestrutura e produtividade através da TI, atua
fortemente em 4 áreas estratégicas, proporcionando aos clientes um portfólio
completo de produtos e serviços corporativos nas áreas em que atua:
·
Comunicações Unificadas e Mobilidade
·
Redes e Segurança
·
Infraestrutura
·
Serviços Gerenciados
Sobre
a Brasoftware
Fundada em 1987, a
Brasoftware é um dos mais tradicionais revendedores de software do mercado
brasileiro, comercializando soluções de empresas como Microsoft, Symantec,
Intel Security, Citrix, Adobe, CA, Corel, Autodesk, entre outras. Em 2002, a
empresa criou uma divisão de serviços, a Brasoftware Consulting, com atuação
nas áreas de desenvolvimento, implementação e infraestrutura. Nos últimos cinco
anos, a companhia registrou crescimento superior a 20% ao ano. BrasilPrev,
Petrobrás, Claro, Cielo, Editora Abril, Embratel, Serasa Experian, VIVO, SKY,
Policia Militar SP, Eletrobras, TAM, SENAI - SP são alguns dos clientes da
empresa. Para mais informações acesse: www.brasoftware.com.br
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