Formada por nove empresas de segmentos distintos, a companhia conquistou
maior integração e eficiência na comunicação com a adoção do Office 365, da
Microsoft. 24 mil associados passaram a ter acesso ao conteúdo da plataforma de
Intranet. A Brasoftware foi a empresa responsável por implantar a solução em
conjunto com a Algar.
Para integrar e padronizar as tecnologias com intuito de
obter uma melhor sinergia e interação entre seus 24 mil associados, como são
chamados os funcionários, o grupo Algar, que abriga nove companhias de
diferentes atuações nos setores TIC, Agro, Serviços e Turismo, adotou o Office
365 Enterprise, da Microsoft, em seu parque tecnológico e contratou a
Brasoftware, empresa provedora de soluções de tecnologia e um dos principais
parceiros da Microsoft no Brasil, para executar a implementação da solução.
Além da melhoria na rotina de comunicação
interna e externa dos associados, o marketing do grupo Algar foi a principal
área beneficiada com o Office 365 Enterprise, que obteve uma melhora na fluidez
da comunicação e integração entre as empresas do Grupo.
O projeto começou em agosto de 2013 e levou
dez meses para ser concluído. No total, mais de 12 mil contas de e-mail foram
migradas para o Office 365 e 10 Portais Intranet de Colaboração foram criados,
beneficiando 24 mil associados que passaram acessar o conteúdo disposto nas
plataformas.
O trabalho contou com o envolvimento de mais
de 35 profissionais da Brasoftware e 80 pessoas do grupo Algar. “Precisávamos
de um parceiro que, além da expertise nesse tipo de solução, tivesse
experiência em atender à demanda que a Algar necessitava”, revela Diogo
Henrique Martins, Executivo de TI do grupo Algar. Além disso, a empresa Zillion
Tecnologia, em Uberlândia (MG), atuou em conjunto com a Brasoftware oferecendo
suporte regional e com a WebCarioca no desenvolvimento dos Portais de
Colaboração das empresas do grupo.
Antes desse projeto, o Grupo atuava com um ambiente
totalmente híbrido, onde cada uma das nove empresas era independente para
escolher sua tecnologia de e-mail, mensageria e intranet. A falta de uma
solução padronizada prejudicava o fluxo de comunicação entre os associados e a
empresa, uma vez que as plataformas utilizadas não eram compatíveis entre si.
Tal realidade também onerava os custos do Grupo com a aquisição de licenças de
software de diferentes fabricantes, hardwares, infraestrutura e todos os
recursos necessários para manter em funcionamento as plataformas de TI.
O Centro de Soluções Corporativas (CSC),
empresa do grupo Algar, que destina a manutenção de processos de BackOffice e de tecnologias que abrangem
a companhia, é responsável por trazer ganhos operacionais ao Grupo, por meio de
mecanismos que ajudem na padronização, eficiência e melhora na entrega de
processos. “Os associados e o Grupo precisavam de um meio eficaz para se manterem
informados tanto das decisões da companhia e dos processos administrativos, assim
como de notícias relevantes para a empresa. Outro fator que contribuiu para a mudança
foi a necessidade de se adquirir uma solução moderna, que proporcionasse
agilidade nos processos e, principalmente, interação entre os associados e o Grupo”,
revela o Executivo de TI do grupo Algar.
Office 365 Enterprise
Uma organização heterogênea, com negócios em
diversas frentes e unidades com cultura e processos de TI distintos, o grupo
Algar tinha nesse projeto o desafio de encontrar uma solução que conseguisse
integrar esse público. Após analise das ferramentas disponíveis no mercado, o
Comitê Corporativo de Tecnologia do Grupo Algar recomendou o Office 365
Enterprise - que inclui as soluções Exchange, Lync e Sharepoint..
A decisão de migrar sua ferramenta de colaboração e intranet para o Office 365 foi composta pelo Comitê
Corporativo de Tecnologia, pela Vice Presidência Corporativa de Marketing e
Sustentabilidade do Grupo e pelo Centro de Soluções Corporativas (CSC). Esse
último foi responsável junto à Brasoftware pela execução do projeto e atuou como
interlocutor da solução no grupo para a atualização dos usuários sobre as
mudanças e para que os associados pudessem usufruir desse ambiente padronizado.
Segundo Eduardo Sukarie, diretor comercial da
Brasoftware, a empresa optou por uma solução disponível 100% na nuvem, a fim de
obter maior escalabilidade, facilidade de gerenciamento e redução de custos. “O
modelo de comercialização do Office 365 é muito mais atrativo para o nosso
negócio, além de proporcionar uma tecnologia mais moderna, posso aumentar ou
reduzir a aquisição de licenças conforme nossa demanda. Só pago o que eu
utilizo”, revela Diogo.
Treinamento para mais de 24 mil usuários
Para que todos os associados pudessem
explorar todos os recursos da nova tecnologia de colaboração, a Brasoftware
promoveu treinamentos online para mais de 24 mil colaboradores. A área de TI responsável
pelo manuseio, gerenciamento e administração também foi capacitada pelo time da
Brasoftware. Houve ainda um workshop específico sobre o Sharepoint destinado às
equipes de marketing responsáveis por gerenciar o conteúdo dos Portais de
Colaboração de cada empresa.
De acordo com Martins, a facilidade de
manuseio do Sharepoint fez com que as áreas de marketing passassem a depender
muito pouco da área de TI para publicar qualquer informação. “Isso é fruto do
modo como foi conduzida a implementação. O projeto foi arquitetado para quem
faz uso do Sharepoint e não somente para uma área técnica de TI”, comenta
Sukarie.
Durante o processo de estruturação e
desenvolvimento da intranet, a Brasoftware, junto com o CSC Algar, buscaram
junto ao marketing de cada empresa entender quais eram suas necessidades de
comunicação. Em seguida, a Brasoftware desenvolveu um guia com orientações de
como formatar a intranet a partir de uma política de comunicação definida pelo
Grupo Algar.
Transformação da comunicação interna
Por meio dos programas Sharepoint e Lync, a
solução Office 365 Enterprise, transformou os serviços de intranet e mensageria
do grupo. Antigamente, apenas a Algar Tech e Algar Telecom contavam com um serviço de
intranet, após o Office 365, todo o conteúdo disponível na Intranet das duas empresas
foi migrado para o Sharepoint. “Embora a
tecnologia usada atendesse, de certa forma a fluidez de comunicação desses
negócios, ela não entregava todo o potencial e funcionalidade de uso de uma
intranet como o Sharepoint”, destaca o Martins. “O Sharepoint, plataforma de
colaboração da Microsoft, é mais abrangente para integração de usuários e compartilhamento
de informações”, ressalta o diretor comercial da Brasoftware.
Antes da nova solução, o Grupo não contava
com um serviço de Intranet Corporativo, que abordasse os interesses comuns da
companhia. Dessa forma, foi criado um Portal de Colaboração Institucional, que
recebeu o nome de AlgarNet, e as demais frentes de negócios passaram a contar
com uma intranet própria.
Apesar de atuar com uma plataforma de e-mail
profissional, as empresas do Grupo não contavam com uma comunicação corporativa
instantânea entre os usuários. Com adoção do Lync, os associados passaram a ter
maior interação por meio de mensagens instantâneas de texto, voz e vídeo. “O
serviço de mensageria proporciona um ambiente mais integrado, colaborativo e
propenso à inovação e geração de valor para os negócios”, comenta Martins.
“O recurso de vídeo conferência possibilita
encontros que antes não eram possíveis por conta da distância e agendas
divergentes dos participantes. Também evita o deslocamento e a necessidade de
todos estarem presentes no mesmo local. Tudo é feito eletronicamente com
qualidade de áudio e vídeo”, destaca Eliane Garcia Melgaço, vice-presidente de
Marketing e Sustentabilidade do Grupo Algar.
Aumento da participação e integração com o Marketing
A solução está permitindo mais agilidade em
nossa comunicação com o Grupo. O serviço de Intranet oferecido para cada
empresa está sendo fundamental no dia a dia da comunicação interna do Grupo”,
destaca Eliane Garcia.
A AlgarNet passou a ser o principal ponto de
comunicação da companhia por centralizar todas as informações, seja em relação
a questões administrativas e de escopo de trabalho, notícias sobre as empresas,
compartilhamento de melhores práticas, resultados, troca de conteúdo e
conquista de novos clientes.
“Agora, no grupo Algar a informação acontece
em real time. Nossas campanhas de marketing criadas nos portais de intranet
mostraram que houve um aumento no número de interação dos conteúdos postados. Cada
vez mais, as pessoas estão colaborando e trocando informações. Esse é um
momento transformador, onde estamos conseguindo atualizar grupos distintos e
integrá-los.”, ressalta Eliane Garcia.
Sobre a Zillion Tecnologia
Fundada há
quase 20 anos a Zillion Tecnologia tem como negócio principal a prestação de
serviços profissionais em tecnologia da informação e venda de softwares,
fornecendo aos seus clientes soluções inovadoras em segurança digital,
produtividade e infraestrutura de TI para ambientes em Nuvem e ambientes
físicos. Parceira da Brasoftware há mais de 10.
Sobre a WebCarioca
A WebCarioca está no
mercado desde 2006, oferecendo serviços nas áreas da tecnologia da informação,
telecomunicações; comunicação e marketing digital. Com uma grande experiência
no mercado tecnológico, presta serviços de excelência a uma ampla cartela de
clientes. Dessa forma, cumprindo o objetivo em oferecer o mais completo e
eficiente conjunto de soluções inovadoras para empresas como Vale, Petrobras,
Light, TIM, OI, EBX, Globo, Metro Rio e ONS entre outras. Utilizando
ferramentas atuais de produtividade, a WebCarioca, é um dos maiores parceiros
da Microsoft especializados em SharePoint e apresenta serviços de Colaboração e
redes sociais Corporativas, Business Intelligence, hosting, Marketing Digital e
Soluções de Mobile (Smartphones e Tablets), preenchendo assim, as necessidades
dos clientes.
Sobre a Brasoftware
Fundada
em 1987, a Brasoftware é um dos mais tradicionais revendedores de software do
mercado brasileiro, comercializando soluções de empresas como Microsoft,
Symantec, Intel Security, Citrix, Adobe, CA, Corel, Autodesk, entre outras. Em
2002, a empresa criou uma divisão de serviços, a Brasoftware Consulting, com
atuação nas áreas de desenvolvimento, implementação e infraestrutura. Nos
últimos cinco anos, a companhia registrou crescimento superior a 20% ao ano.
BrasilPrev, Petrobrás, Claro, Cielo, Editora Abril, Embratel, Serasa Experian,
VIVO, SKY, Policia Militar SP, Eletrobras, TAM, SENAI - SP são alguns dos
clientes da empresa. Para mais informações acesse: www.brasoftware.com.br
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Information Management- http://docmanagement.com.br/08/26/2014/algar-migra-12-mil-contas-de-e-mail-para-nuvem-com-o-office-365/
I9Uberlândia - http://www.i9uberlandia.org.br/2014/page/7/
