Para atender à necessidade de atualização da ferramenta de envio e recebimento de e-mails, a área de Infraestrutura de TI da empresa SuperVia Trens Urbanos adotou as ferramentas Lync online e Office 365 Exchange online, da Microsoft, com o apoio da Brasoftware, empresa provedora de soluções de tecnologia e um dos mais tradicionais parceiros da Microsoft.
Há 15 anos à frente das
operações do serviço de trens urbanos da região Metropolitana do Rio de
Janeiro, a SuperVia atua em uma malha viária de
270 km em oito ramais com 102 estações. O percurso atravessa o Rio de Janeiro e
mais onze municípios da Região Metropolitana (Duque de Caxias, Nova Iguaçu,
Nilópolis, Mesquita, Queimados, São João de Meriti, Belford Roxo, Japeri, Magé,
Paracambi e Guapimirim). Os trens da SuperVia transportam, em média, 570 mil
passageiros por dia útil.
Gilberto
Sousa, gerente de TI da SuperVia, explica que há dois anos a empresa foi
adquirida pela
Odebrecht TransPort, uma empresa do Grupo Odebrecht, com foco em mobilidade urbana,
concessões rodoviárias, sistemas integrados de logística e aeroportos. Desde
então, a área de TI tem feito uma série de mudanças na infraestrutura, como a
criação de um CPD (Centro de Processamentos de Dados) para se adequar à nova
controladora. Essas mudanças também incluíam melhorias nos sistemas de envio e
recebimento de e-mails e na comunicação interna dos colaboradores.
“Caso não
optássemos por uma solução em nuvem, a substituição do antigo sistema de
e-mails que utilizávamos demandaria grandes mudanças na infraestrutura e gastos
com a compra de servidores e storage. O desempenho da solução Office
365 Exchange online apresentado pela
Brasoftware, associado ao custo financeiro fizeram nossa área optar por levar
nossos e-mails para a solução em nuvem da Microsoft”, afirma Gilberto.
1100 usuários se beneficiam dos novos recursos do Office 365 – Exchange online e do
Lync online
Gilberto Sousa explica que
está há sete meses no cargo e que seu antecessor trabalhou na pesquisa da
solução no mercado, realizando, de acordo com Gilberto, uma ótima escolha. Logo
após assumir a gerência da TI, Gilberto iniciou neste projeto, já na fase de implantação
da solução. “A Brasoftware participou do projeto desde o início do trabalho, em
janeiro de 2013, com reuniões de planejamento e estratégia de execução. Nesse
processo, a Brasoftware realizou a implementação e fez um trabalho de
transferência de conhecimento para a equipe de Infraestrutura de TI da SuperVia
para que ela pudesse aplicar a ferramenta em cada área da empresa”, conta Gilberto.
Após a decisão pela
ferramenta da Microsoft, Tarcísio Carvalho, atual coordenador de TI da
Supervia, fez o planejamento de como seria realizada a migração de toda a
infraestrutura para e-mails até então utilizada pela companhia. E, no período
de maio a agosto de 2013, a equipe de TI da SuperVia fez o trabalho de
comunicação interna com os cerca de 1100 usuários da empresa e iniciou a
aplicação pontual da ferramenta em cada setor.
A fase de execução do
planejamento foi realizada com o especialista em TI da Supervia, Thales Laray.
Ele explica que a migração dos usuários foi feita aos poucos, cerca de 15
usuários por dia, para que a equipe de Service
Desk tivesse tempo de também comunicar aos usuários as novas
funcionalidades da solução Exchange online. Desse modo, a SuperVia conseguiu
realizar uma migração de qualidade, com todos os usuários conscientes dos novos
recursos disponíveis.
“Parceiro antigo da SuperVia
e da Odebrecht, a Brasoftware já havia trabalhado conosco em outros projetos de
infraestrutura. Como já conhecíamos sua expertise, foi necessário apenas um
profissional de nossa equipe para acompanhar a implementação com o analista da
Brasoftware. O resultado foi um trabalho bem planejado, tranquilo e
transparente”, comemora Thales.
Enquanto a migração ocorria,
o Outlook 2010 foi mantido para que a experiência de atualização não
interrompesse a rotina dos usuários. “Antes tínhamos uma infraestrutura muito
antiga. Para cada usuário tínhamos apenas 20 MB por caixa postal. Desse valor,
passamos para 5, 10 e 25 GB, dependendo da necessidade do usuário”, conta
Thales Laray.
Attilia Capella, gerente da
Brasoftware que acompanhou o projeto na SuperVia, conta que, agora, os usuários
não precisam se conectar à VPN (Virtual Private Network) da companhia para
utilizar o Outlook fora da empresa. “Como a solução está na nuvem, ela funciona
de qualquer lugar, oferecendo mobilidade para as pessoas acessarem seus
e-mails, contatos e calendários por meio de notebooks, tablets e smartphones da
empresa”, diz Attilia.
Diminuição
dos chamados para suporte Exchange
A área de TI ainda tinha
problemas com os e-mails dos colaboradores que frequentemente ficavam na black list do destinatário. Pelo menos
duas vezes por semana, a solução de e-mails antiga apresentava problemas. Com
as atualizações realizadas, também foi possível aumentar o espaço para anexos
por mensagem, que passa agora de apenas 4 MB para 10 e 15 MB.
Gilberto Sousa também aponta
outras vantagens das implementações. Com a adoção do Lync online, a comunicação
interna foi aprimorada e tem estreitado o relacionamento entre os
colaboradores. Agora, as pessoas que antes conversavam apenas pelo telefone
conseguem reconhecer seus colegas de trabalho com o sistema de mensageria que
traz a imagem dos usuários e também proporciona reuniões por meio de vídeo
conferência.
“Somando essas atualizações
que também trouxeram novos recursos que melhoram a comunicação entre os
colaboradores, os chamados para suporte Exchange praticamente acabaram. Agora,
nossa equipe tem fôlego para se dedicar a outras demandas de TI”, afirma o
gerente de TI.
Segundo Gilberto Sousa, os
próximos passos em aprimoramentos de sua área para esse ano serão a
implementação do System Center (um sistema que permite gerenciar o ambiente de
TI de forma mais eficiente), e a virtualização dos servidores utilizados pelo
Centro de Controle, viabilizando o novo plano de recuperação de desastre (DRP).
