Para aprimorar seus processos administrativos de venda e gestão de contratos, a Comgás, uma das maiores distribuidoras de gás natural canalizado do país, contou com a Brasoftware, um dos mais tradicionais parceiros da Microsoft, na implementação da plataforma de aplicações web, Microsoft SharePoint.
Com mais de 9 mil quilômetros de rede, a Comgás leva seu serviço de distribuição de gás natural para mais de 1,2 milhões de consumidores nos segmentos residencial, comercial e industrial, em 71 cidades. Sua área de concessão abriga cerca de um quarto do Produto Interno Bruto do país, abrangendo 177 municípios das regiões metropolitanas de São Paulo e Campinas, além da Baixada Santista e do Vale do Paraíba.
Murilo Gomes, gerente de projetos de TI da Comgás, conta que sua área procurou no mercado uma solução que substituísse a aplicação que a empresa vinha utilizando para processamento de contratos - que inclui a inserção de informações no SAP - sistema de gestão empresarial, que integra todo o legado da empresa.
De acordo com o gerente, a gestão de contratos na Comgás é feita por duas equipes, uma formada por 40 empreiteiras terceirizadas que fazem o trabalho externo de contato com o cliente para vendas, fechamento de contrato e assinatura e outra equipe formada pela área de suporte administrativo da Comgás, que avalia os contratos e insere as informações no sistema SAP.
Mudança de ambiente de trabalho
Para processar essas informações, a Comgás atuou com uma ferramenta baseada na arquitetura SOA, que foi adotada para funcionar como uma camada de apresentação e navegação com interface do SAP. Mas, de acordo com o gerente, a ferramenta evoluiu somente 5% dentro da empresa e nunca saiu do projeto piloto, por não apresentar estabilidade na integração com o SAP e ter um ambiente instável e com interface pobre ao usuário.
Murilo explica que a ferramenta antiga gerava diversos erros de processo, como duplicidade de contratos, problemas para cancelamento de contratos e envio do arquivo. Ao finalizar um contrato, por exemplo, a aplicação não encerrava o processo com sucesso. Ou o cancelamento era efetuado, a Comgás validava, mas no SAP gerava erro.
Muitas vezes também a aplicação não informava se um contrato possuía notas em aberto antes de cancelá-lo. A informação não era processada automaticamente no fluxo previsto, Então, era necessário abrir mão da ferramenta e entrar diretamente no sistema de gestão para consertar o problema.
Essas complicações não permitiram à equipe de TI atingir seu objetivo de transferir a responsabilidade de input das informações no SAP para a equipe externa das empreiteiras. Desta forma, era direcionado ao suporte administrativo da Comgás somente a conferência e aprovação do contrato, passando a ter um trabalho mais de gestão do que operacional.
“Por essas razões, começamos a estudar algumas ferramentas do mercado e procuramos a Brasoftware para nos ajudar a avaliar o SharePoint, uma solução que já utilizávamos com sucesso na intranet da Comgás, desde 2007”, conta o gerente.
Seis meses sem chamados de erros ou de indisponibilidade
Elaine Galves, gerente de Projeto da Brasoftware, explica que após a avaliação do SharePoint e constatação de sua eficiência junto ao SAP, a Brasoftware trabalhou na migração da versão 2007 para a 2010, utilizada na intranet da Comgás e, logo após, se iniciou o trabalho de substituição da ferramenta antiga de gestão de contratos.
“A Brasoftware é parceira de longa data da Comgás na atualização de licenças de softwares. A confiança no seu trabalho e proximidade que temos com seus profissionais nos fizeram optar pelo seu apoio nesse projeto”, afirma o gerente.
“Preparamos com a área de TI da Comgás uma tela bastante intuitiva e parecida com o documento de contrato físico, de fácil uso, com busca de informações como endereço do cliente para que a equipe externa não tivesse dificuldade no preenchimento dos campos”, comenta Elaine.
“O projeto foi baseado no recurso InfoPath, da plataforma SharePoint, com isso conseguimos reduzir significativamente o tempo de desenvolvimento, e utilizando pouca programação, além disso, eventuais melhorias poderão ser implementadas de forma muito rápida, até mesmo sem a necessidade de um programador.”, comenta Guilherme Saraiva, Arquiteto de Soluções da Brasoftware.
A nova ferramenta também permite um trabalho colaborativo entre as equipes. Se houver algum erro no preenchimento do contrato, por exemplo, a ferramenta permite voltar o arquivo para edição de um ou mais profissionais habilitados, sem necessidade de refazer o cadastro.
Murilo Gomes comenta que, muitas vezes, quando a antiga aplicação travava, sua equipe levava mais de uma semana para colocá-la de volta no ar.
“Agora, com o SharePoint, há mais de seis meses não recebemos chamados de erros ou de ambiente indisponível. Temos também a garantia que as informações estão sendo processadas corretamente, com a integração plena do SharePoint com o SAP. Ganhamos autonomia para gerenciar os processos, na troca de informação e também em evitar retrabalho”, afirma.
SharePoint permite crescimento evolutivo mais fácil
O gerente explica que a antiga ferramenta também tinha um alto custo com licenciamento e manutenção, pois a equipe de suporte antiga era bastante restrita no mercado. Caso a empresa precisasse evoluir na utilização, o investimento seria ainda mais dispendioso. “Já o SharePoint nos permite um crescimento evolutivo mais fácil. Atualmente, temos uma estrutura que suporta bem os próximos dois anos e se precisarmos aumentar a utilização, conseguimos facilmente, porque justificamos o investimento baseado no histórico de utilização bem sucedida”, explica Murilo.
A equipe externa levava mais de 10 minutos para preencher um contrato e enviar, por causa da lentidão do processo. Quando o sistema apresentava erro também, o processo demorava ainda mais.
“Além da redução de custos com licenciamento e suporte, também estamos obtendo redução no custo da operação. Com o SharePoint, o envio do contrato preenchido é feito em 2 minutos. Um profissional que fazia 1 contrato, agora pode fazer 3 no mesmo período”, afirma.
Murilo conta que, atualmente, a Comgás está trabalhando em seis novos projetos na empresa envolvendo o Sharepoint. Para a gestão de contratos, a funcionalidade de cancelamento está sendo utilizada nos dois segmentos de vendas que a Comgás atua: Varejo (distribuição de gás natural para o segmento residencial) e Venda de Aquecedores.
Já a funcionalidade de preenchimento e envio de cadastro está sendo utilizada somente pelo Varejo, onde existe o seu maior volume de clientes. No segundo semestre de 2013, a empresa pretende implementar a função cadastro também para o segmento de Aquecedores.
